신입사원 여러분의 행복한 회사생활을 위하여
처음 회사에 들어가면 모든 것이 새롭습니다. 사회 초년생들에게 직장생활은 생각보다 많은 부담을 줍니다. 실제로 구인 포털 사람인의 통계를 살펴보면 2019년 기업 576개 대상 1년간 평균 퇴사율은 17.9%이었고 그중 1년 차 이하 즉 신입사원의 비율이 48.6%로 가장 높았다는 것을 볼 수 있습니다.
저 또한 입사 후 한 달간 부담감에 잠을 설쳤던 기억이 생생한데요, 직장에 적응하는 신입사원 시기는 우리에게 굉장히 중요한 순간입니다. 해당 포스팅은 외국계 회사에서 프로젝트 매니저와 신입 교육 업무를 맡아 근무하며 얻은 경험들을 바탕으로 입사를 앞두고 있거나 혹은 회사에 적응해 가는 과정인 신입사원분들을 대상으로 작성했습니다. 모두 알고 있는 당연한 내용일 수 있으나 한 번 더 머릿속에 떠올리고 업무에 임한다면 회사생활 적응에 더 좋은 결과를 얻을 수 있을 것이라고 확신합니다.
신입사원 연수 - 많은 동기들과 친해지자
회사생활은 참 복잡합니다. 회사는 이윤을 추구하는 단체이므로 우리는 지금까지 경험했던 사회생활과는 매우 다른 모습을 경험하게 됩니다. 일례로 같은 팀의 동료는 하나의 목표를 위해 일하는 같은 팀이기도 하고 고과를 놓고 서로 경쟁하는 사이이기도 하며, 자신의 일을 보조해주는 관계이기도 합니다. 하지만 이렇게 복잡한 회사생활에서 유일하게 업무적인 이해관계를 떠나 '친구'를 만들 수 있는 기회가 신입사원 연수 기간입니다.
많은 회사들은 회사의 가치와 전반적인 규칙을 설명하기 위해 신입사원 연수를 진행하고 있습니다. 제가 신입사원 연수에서 가장 장조하고 싶은 것은 '많은 동기들과 친해져라'입니다. 우리는 신입사원 연수를 적극적으로 이용해서 회사생활의 버팀목을 만들어야 합니다. 신입사원 연수에서는 다양한 활동을 통해 자신과 무관한 부서부터 업무적으로 밀접한 부서의 동료를 만나게 됩니다. 건강한 회사생활을 하기 위해서 많은 동기들과 친해지세요. 회사에서 도움을 얻을 사람을 만나는 건 쉽지 않습니다. 회사 이를 위해서는 최대한 열심히 활동에 참여해야 합니다.
가끔 처음부터 좋은 이미지를 심어주고 싶어서 신입사원 연수에서 성과를 이루고 싶어 과다한 의욕을 보이는 실수를 하는 직원도 있습니다. 신입사원 연수에서의 성과나 결과가 본인이 배정되는 부서로 전달되는 경우는 거의 없습니다. 활동에 열심히 참여하되 너무 최대한 즐기면서 신입사원 연수에는 인간관계에 초점을 맞춰 많은 사람들과 대화를 나눠보세요. 퇴사 때까지 의지할 친구를 얻을 수 있습니다.
업무를 이해하자 - R&R 파악과 메일 읽기
정말 못마땅하지만 제가 느낀 요즘의 회사는 경력직 같은 신입사원을 요구합니다. 그래서 우리는 빠르게 업무를 파악할 필요가 있습니다. 앞서 경력직 같은 신입사원을 요구한다고 말하긴 했지만 신입사원에게 당장 실무를 처리하는 능력을 기대하지는 않습니다. 다만 신입사원에게는 얼마나 일을 빠르게 습득하는지가 중요합니다. 일을 빠르게 습득하기 위해서는 어떻게 해야 할까요? 그래서 저는 '일을 잘한다' 소리를 듣는 동기 후배들의 특징을 살펴봤습니다. 그 결과 대부분의 사람들이 아래 두 가지 원칙들을 지키고 있다는 사실을 알아냈습니다.
자신과 주변의 R&R을 완벽하게 이해한다 모든 메일을 놓치지 않고 읽는다 |
우선 R&R 이란 'Role and Responsibility'의 약자로 업무에 있어 맡은 업무와 책임을 말합니다. 업무에 있어 자신과 다른 사람들의 역할과 책임에 대해 이해하는 것은 정말 중요합니다. 작년 인터넷 칼럼 '회사에서 휘둘리지 않고 살아남는 법'을 읽었는데 이 칼럼에 굉장히 와 닿는 문장이 있어 소개해 드리겠습니다.
당장 실무에 집중해야 하는 건 아닌가요?라고 되물으실 수도 있지만, 세부적인 업무 방법이나 노하우는 보통 실무에 투입되게 되면 자연히 쌓이게 되어있습니다. 그리고 자신이 어떤 일을 하고 있는지에 대한 이해는 우리 생각보다 큰 의미를 가지고 있습니다. 단순히 하나의 톱니바퀴가 되어 맡은 일을 처리하는 수준이 아니라 업무 프로세스 내부에서 본인이 하는 일을 이해하고 목적에 맞는 일을 수행해야 합니다. 이를 위해서 회사의 업무 매뉴얼 혹은 Work Instruction 등으로 기록된 문서를 처음부터 끝까지 정독할 것을 추천드립니다. 만약 자신의 업무를 파악했다면 더 큰 숲을 봐야겠지요. 업무 특성에 따라 다르겠지만 자신의 일을 파악하고 나아가 협업하는 관계의 다른 사람들의 일을 파악하는 것은 업무 적응과 앞으로 현업에 있어서 업무 성과에 큰 도움을 줄 것입니다.
처음 이메일 계정을 부여받고 우리는 패닉에 빠지게 됩니다. 자신에게 온 메일은 많지 않겠지만 그걸 제외하더라도 정말 많은 양의 메일이 수신함에 쌓이게 되죠. 하지만 메일에는 모든 업무 정보가 들어있습니다. 구두를 통한 미팅을 통해 업무가 결정되기도 하지만 대부분 중요 결정사항 논의사항은 회의록, MOM 등을 통해 메일로 공유되고 있습니다. 그러니 업무 파악을 위해 조금 힘들더라도 처음부터 끝까지 꼼꼼히 메일 읽는 습관을 들이시는 걸 추천드립니다. 노하우가 쌓일수록 중요도 록 파악할 수 있게 되고 메일 처리 속도도 금방 빨라질 것입니다. 제 메일을 통해 업무 팔로업(follow up) 노하우는 다음과 같습니다.
수신인과 참조인을 통해 해당 업무의 담당자, 관련 부서를 파악하자 나아가 그들의 직급을 통해 업무의 중요도를 판단해 보자 내용을 통해서는 회사가 요구하는 업무 스타일이나 그들이 공유하는 양식이 있는지 파악한다 |
글을 읽으시는 분들도 따라 하신다면 자연스럽게 업무의 프로세스를 파악하고 일의 진행상황을 이해할 수 있을 것입니다.
자신의 업무 체계를 세워보자
위의 두 가지 숙제를 마쳤다면 이제 자신의 업무체계를 세워보세요. 자신만의 업무 체계를 만드는 것은 정말 중요한 일 중 하나입니다. 어쩌면 그 사람이 일을 잘하는지 못 하는지 판단은 그 사람의 일을 체계적으로 잘 처리하는지 여부에서 갈릴지도 모릅니다. 사실 실무에 투입되어 일을 배워나가는 과정은 자신의 업무 체계를 만들어 나가는 과정입니다. 그렇다면 어떤 식으로 자신만의 업무 체계를 만들까요? 제가 세워본 업무 체계화의 3가지 방법을 따라 해 보세요.
업무 폴더의 구조화하자 자신만의 데이터베이스를 구축하자 일정관리를 통해 업무를 중간 점검하자 |
업무 폴더를 구조화하는 것은 이후 자신이 업무를 수행함에 있어 관련 자료를 빠르게 찾을 수 있게 해 줍니다. 이는 업무 효율을 높여주고 언제든 참고자료가 되어줄 것입니다. 업무 폴더 정리에 대한 노하우는 이후 포스팅에서 더 깊게 다뤄보겠습니다. 업무 폴더가 구조화되었다면 관련 업무에 필요한 데이터베이스를 만드는 것이 수반되어야 합니다. 예를 들어 정기적으로 진행되는 업무 보고가 파워포인트로 진행된다면 관련 양식을 만들고 이메일 샘플을 만들어 수신처를 지정해 둔다면 업무 생산성이 늘어나게 될 것입니다. 이처럼 업무에 필요하다고 생각되는 자료, 참고사이트, 연락처 등을 자신만의 데이터베이스로 구축해 보세요. 마지막으로 일정관리를 해 보세요. 엑셀이나 다이어리를 통해 꼼꼼히 한 일들을 기록하고 예쁘게 만들 필요 없이 간단히 애플리케이션에 처리해야 하는 중요 업무들을 기입해 두세요. Google Calendar, PlanBe 등 훌륭한 일정관리 애플리케이션이 많이 있으니 본인이 편한 환경을 선택하세요. 업무 일정관리를 통해 자연스럽게 자신의 업무체계가 자연스럽게 형성될 것입니다.
직장생활은 참 복잡합니다
참 복잡한 인간관계와 이해관계가 얽혀있는 곳이 회사입니다. 처음에는 실수도 많이 하게 되고 가끔은 많이 서러운 날도 있을 것입니다. 하지만 5년 10년 일한 선배 직장인들도 역시 힘들어하는 일입니다. 직장은 돈을 버는 곳일 뿐 의연하시고 자신의 중심을 세우고 담담하고 현명하게 버텨나가다 보면 분명 행복한 회사생활을 하실 수 있을 것이라고 생각합니다. 마지막으로 떨림과 설렘으로 사회에 첫발을 내딛을 여러분에게 조금이나마 힘이 될 수 있기를 바랍니다.
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