K의 지식창고

이메일을 잘 쓰면 어떤 점이 좋을까요? 

이메일은 자신의 일하는 이미지를 가장 직관적으로 보여주는 도구입니다. 잘 쓴 이메일은 어떤 업무보다 효율적으로 자신의 업무 성과를 어필할 수 있습니다. 신경 써서 작성된 잘 작성된 이메일을 받게 되면 중요하지 않은 내용이라도 주의 깊게 읽게 됩니다. 이메일에 설득력이 실리는 셈이죠. 이번 포스팅은 업무 이메일 가이드라인을 소개해 드리고 나아가 자신의 업무 체계를 만드는 데 있어서 도움을 드리고자 작성되었습니다. 제가 제시하는 가이드라인을 습관화하신다면 분명 좋은 평가로 이어질 것입니다.

이메일 작성 순서를 지키자

에세이 같은 글을 쓰는 것도 아니고 왜 메일에 작성 순서가 필요할까요? 결론부터 말하자면 체계적으로 작성된 이메일은 업무 시간과 실수를 줄입니다. 저는 항상 체계적으로 일할 것을 강조합니다. 다들 아시겠지만 헨리 포드는 컨베이어 벨트를 활용해서 조립 공정을 처음 도입했습니다. 포드의 대량 생산 체제는 산업 전반에 시간과 효율 측면에서 획기적인 발전을 이루게 만들어 줬죠. 여기서 주목할 점은 그가 자신만의 프로세스를 만들었다는 것 입니다 것입니다. 이메일 쓰는 과정은 자동차 공장에 비하면 정말 간단한 작업입니다. 하지만 조립 라인처럼 순서를 만들어 일하는 것만으로도 우리에게 큰 효율을 가져다줍니다. 우선, 제가 사용하는 이메일 작성/검토 순서를 공유해 드리겠습니다.

작성 순서는 자신이 편한 방법으로 바꿔도 좋습니다. 하지만 한번 정한 작성 룰은 끝까지 지키시는 것을 추천합니다. 우리가 리포트를 제출하기 전에 글의 중간, 끝, 앞을 뒤죽박죽 순서 없이 글을 검토하지 않고 처음부터 차근차근 검토하는 것과 같이 이메일 작성 순서를 지키게 되면 자연스럽게 해당 과정을 체크해 보게 되면서 검토 시간과 실수가 줄게 되겠죠. 

재미를 위해 이 원칙을 통해 메일 한 건당 평균 30초를 아낀다고 가정해 볼까요? 그리고 우리는 하루 평균 몇개의 메일을 보낼까요? 정확한 통계를 찾지 못해 최근 읽은 책인 제이콥 모건의 '다가올 미래'에 나온 통계를 인용하겠습니다. 제이콥 모건에 따르면 직장인은 하루 평균 37통의 메일을 보낸다고 말하고 있는데, 이를 통해 계산해 보면 우리는 하루 평균 19분을 아낄 수 있고, 일주일이면 95분 (주5일 근무 기준) 한 달이면 무려 380분이 절약된다는 결과가 나옵니다! 비약이 심했을지도 모르지만, 이 원칙을 지킨다면 이 뿐 아니라 메일의 내용도 좋아지고, 실수도 줄어들 수 있으니 참고해보세요. 

이메일 본문은 가독성이 중요하다

본문은 최대한 가독성을 확보해야 합니다. 잘 쓴 이메일은 정확한 정보와 명확한 업무를 전달합니다. 여기 가독성 있는 본문을 작성하기 위한 가이드라인을 제시해 드리겠습니다. 

본문은 두괄식으로 작성하세요. 회사마다 다르겠지만 최근 이메일은 격식을 위해 인사말로 시작하기보다 바로 본론으로 들어가는 편입니다. (외국에서도 마찬가지로 Dear XX, 등의 격식보다는 Hi All, 정도로 인사말을 마치고 바로 본문으로 들어가는 추세입니다) 회사에 문화에 맞게 간단한 인사나 소개로 격식을 차리되 본문의 제일 앞에는 전달하고자 하는 주제를 한두 문장으로 밝히세요. 

본문에는 꼭 필요 정보만 제공합니다. 본문은 메일의 목적과 받는 사람을 생각해서 꼭 필요한 정보만 포함하도록 합니다. 너무 많은 정보는 수신인에게 혼란을 줄 수 있기 때문에 가독성을 위해 최대한 간결하고 명확하게 작성하세요. 만약 참고 자료가 꼭 필요하다면 첨부파일을 통해 전달하면 효과적입니다. 그리고 수신인이 많을 경우 담당자와 기한 등을 명시해 주면 업무 효율을 높이고 수월하게 팔로업이 가능합니다. 

글머리 기호를 적극 활용하세요. 이메일에 담아야 할 내용이 많다면 본문에 열거하는 것으로는 효과적으로 내용이 전달되지 않습니다. 이때 글머리 기호를 사용하면 요점을 전달하기 쉬워지고 가독성을 확보할 수 있습니다. 글머리 기호를 사용할 때는 숫자, - , o , > 등의 기호를 일관되게 사용해야 하고 글머리 기호 옆에 오는 내용은 너무 길어서는 안 됩니다. 

문장에 신경 쓰세요. 메일은 통화나 메신져로 하는 업무와 다르게 기록이 남습니다. 따라서 보내기 전 전체적인 맞춤법 체크는 필수입니다. 아무리 좋은 메일은 쓴다고 해도 오타나 신경 쓰지 못한 부분이 보인다면 전문성이 떨어져 보입니다. 조금만 신경 써도 자신의 업무의 격을 높일 수 있습니다.

이메일의 주제를 전달하는 제목

제목은 이메일에서 가장 중요한 부분입니다. 수신함에서 제일 먼저 제목을 읽고 메일의 내용을 파악하기 때문에 가장 신경 써서 작성해야 하는 부분입니다. 비즈니스 이메일에서는 제목을 통해 본문의 내용이 파악 가능해야 합니다. '안녕하세요...', 'K입니다...' 등의 제목은 하루에 수 십개의 이메일을 읽어야 하는 상대방의 입장에서 스트레스를 줄 뿐만 아니라 적절한 행동을 못 이끌어 낼 가능성도 있습니다. 더욱이 자료를 확인하기 위해 자신이 보낸 메일이나 상대방이 보낸 메일을 다시 살펴보는 경우가 많기에 제목은 본문의 키워드를 꼭 담아야 합니다. 두 번째, 이메일 제목에 시간 정보가 기록되어야 한다면 꼭 정확한 날짜를 기록합니다. 어제, 오늘, 금주 처럼 상대적인 날짜는 확인할 때마다 수신일을 확인해야 하는 수고를 줍니다. 마지막으로 이메일 제목에서 말머리 활용한다면 조금 더 가독성 있는 메세지를 줄 수 있습니다. 또한 외부의 수신인에게 메일을 전달한다면 말머리의 자신의 회사명/부서명을 밝히는 것도 방법입니다. 많은 원칙들이 있지만 이메일 제목의 핵심은 메일의 주제를 전달하는 것 입니다. 아래의 이메일 제목 예시를 통해 확인해 보세요.

[회의록] 20200405 Issue#XXX 문제분석 미팅자료

[안내] 4월 XX작가 강연 일정

[XX전자] XXX 상품 견적요청 건

[XX팀] 상품 XXXX 기능/품질 검토 요청

2020년 14주 프로젝트 팀 주간 업무보고

만약 상대방이 보낸 메일의 제목이 적절하지 못하다면 답장 시에 메일 제목을 바꿔야 할까요? 이메일이 길게 오갈 것 같다면 양해를 구하고 메일 제목을 바꾸는 것을 생각해 볼 수 있지만 그렇지 않다면 제목을 바꾸지 말아야 합니다. 업무 메일은 답장을 통해 메일체인이 이어지기 때문입니다. 만약 제목이 바뀐다면 관련 메일 담당자가 이전 업무 상황을 놓치는 상황이 발생할 수 있겠죠.

수신인과 참조인 지정

저는 To 항목에는 메일을 받는 사람이 들어가야 한다는 것만 알았지 회사에서 일하기 전까지 Cc의 정확한 뜻에 대해서 알지 못했는데요. Cc 는 무슨 뜻일까요? Cc는 Carbon Copy 의 약자로 예전 타자기를 사용하던 시절 타자기 안에 여러 장의 먹지를 놓고 사본을 만들던 것에서 유래되었습니다. 우리나라 말로는 수신자 그리고 참조자쯤으로 해석할 수 있겠네요. 그렇다면 왜 To와 Cc는 구분되어 있는 걸까요? 이는 효율적으로 커뮤니케이션을 하기 위함입니다.

To 즉 수신인 항목에는 직접 일에 관련된 사람이 포함되어야 하고 Cc 참조자 항목에는 담당자는 아니지만 업무를 파악해야 하거나 진행 상황을 알려줄 필요가 있는 사람이 포함되어야 합니다. 확실히 개념을 잡으시고 업무에 적용하시길 바랍니다.

메일은 자신의 업무가 가장 잘 나타나는 수단입니다. 위의 몇가지 원칙들을 생각하면서 일한다면 분명 인정받는 직원이 될 것입니다. 제가 드린 가이드라인이 회사생활에 도움이 되길 바라며 글을 마치겠습니다. :)

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신입사원 여러분의 행복한 회사생활을 위하여

처음 회사에 들어가면 모든 것이 새롭습니다. 사회 초년생들에게 직장생활은 생각보다 많은 부담을 줍니다. 실제로 구인 포털 사람인의 통계를 살펴보면 2019년 기업 576개 대상 1년간 평균 퇴사율은 17.9%이었고 그중 1년 차 이하 즉 신입사원의 비율이 48.6%로 가장 높았다는 것을 볼 수 있습니다.

저 또한 입사 후 한 달간 부담감에 잠을 설쳤던 기억이 생생한데요, 직장에 적응하는 신입사원 시기는 우리에게 굉장히 중요한 순간입니다. 해당 포스팅은 외국계 회사에서 프로젝트 매니저와 신입 교육 업무를 맡아 근무하며 얻은 경험들을 바탕으로 입사를 앞두고 있거나 혹은 회사에 적응해 가는 과정인 신입사원분들을 대상으로 작성했습니다. 모두 알고 있는 당연한 내용일 수 있으나 한 번 더 머릿속에 떠올리고 업무에 임한다면 회사생활 적응에 더 좋은 결과를 얻을 수 있을 것이라고 확신합니다.

신입사원 연수 - 많은 동기들과 친해지자

회사생활은 참 복잡합니다. 회사는 이윤을 추구하는 단체이므로 우리는 지금까지 경험했던 사회생활과는 매우 다른 모습을 경험하게 됩니다. 일례로 같은 팀의 동료는 하나의 목표를 위해 일하는 같은 팀이기도 하고 고과를 놓고 서로 경쟁하는 사이이기도 하며, 자신의 일을 보조해주는 관계이기도 합니다. 하지만 이렇게 복잡한 회사생활에서 유일하게 업무적인 이해관계를 떠나 '친구'를 만들 수 있는 기회가 신입사원 연수 기간입니다.

많은 회사들은 회사의 가치와 전반적인 규칙을 설명하기 위해 신입사원 연수를 진행하고 있습니다. 제가 신입사원 연수에서 가장 장조하고 싶은 것은 '많은 동기들과 친해져라'입니다. 우리는 신입사원 연수를 적극적으로 이용해서 회사생활의 버팀목을 만들어야 합니다. 신입사원 연수에서는 다양한 활동을 통해 자신과 무관한 부서부터 업무적으로 밀접한 부서의 동료를 만나게 됩니다. 건강한 회사생활을 하기 위해서 많은 동기들과 친해지세요. 회사에서 도움을 얻을 사람을 만나는 건 쉽지 않습니다. 회사 이를 위해서는 최대한 열심히 활동에 참여해야 합니다.

가끔 처음부터 좋은 이미지를 심어주고 싶어서 신입사원 연수에서 성과를 이루고 싶어 과다한 의욕을 보이는 실수를 하는 직원도 있습니다. 신입사원 연수에서의 성과나 결과가 본인이 배정되는 부서로 전달되는 경우는 거의 없습니다. 활동에 열심히 참여하되 너무 최대한 즐기면서 신입사원 연수에는 인간관계에 초점을 맞춰 많은 사람들과 대화를 나눠보세요. 퇴사 때까지 의지할 친구를 얻을 수 있습니다.

업무를 이해하자 - R&R 파악과 메일 읽기

정말 못마땅하지만 제가 느낀 요즘의 회사는 경력직 같은 신입사원을 요구합니다. 그래서 우리는 빠르게 업무를 파악할 필요가 있습니다. 앞서 경력직 같은 신입사원을 요구한다고 말하긴 했지만 신입사원에게 당장 실무를 처리하는 능력을 기대하지는 않습니다. 다만 신입사원에게는 얼마나 일을 빠르게 습득하는지가 중요합니다. 일을 빠르게 습득하기 위해서는 어떻게 해야 할까요? 그래서 저는 '일을 잘한다' 소리를 듣는 동기 후배들의 특징을 살펴봤습니다. 그 결과 대부분의 사람들이 아래 두 가지 원칙들을 지키고 있다는 사실을 알아냈습니다.

우선 R&R 이란 'Role and Responsibility'의 약자로 업무에 있어 맡은 업무와 책임을 말합니다. 업무에 있어 자신과 다른 사람들의 역할과 책임에 대해 이해하는 것은 정말 중요합니다. 작년 인터넷 칼럼 '회사에서 휘둘리지 않고 살아남는 법'을 읽었는데 이 칼럼에 굉장히 와 닿는 문장이 있어 소개해 드리겠습니다.

당장 실무에 집중해야 하는 건 아닌가요?라고 되물으실 수도 있지만, 세부적인 업무 방법이나 노하우는 보통 실무에 투입되게 되면 자연히 쌓이게 되어있습니다. 그리고 자신이 어떤 일을 하고 있는지에 대한 이해는 우리 생각보다 큰 의미를 가지고 있습니다. 단순히 하나의 톱니바퀴가 되어 맡은 일을 처리하는 수준이 아니라 업무 프로세스 내부에서 본인이 하는 일을 이해하고 목적에 맞는 일을 수행해야 합니다. 이를 위해서 회사의 업무 매뉴얼 혹은 Work Instruction 등으로 기록된 문서를 처음부터 끝까지 정독할 것을 추천드립니다. 만약 자신의 업무를 파악했다면 더 큰 숲을 봐야겠지요. 업무 특성에 따라 다르겠지만 자신의 일을 파악하고 나아가 협업하는 관계의 다른 사람들의 일을 파악하는 것은 업무 적응과 앞으로 현업에 있어서 업무 성과에 큰 도움을 줄 것입니다. 

처음 이메일 계정을 부여받고 우리는 패닉에 빠지게 됩니다. 자신에게 온 메일은 많지 않겠지만 그걸 제외하더라도 정말 많은 양의 메일이 수신함에 쌓이게 되죠. 하지만 메일에는 모든 업무 정보가 들어있습니다. 구두를 통한 미팅을 통해 업무가 결정되기도 하지만 대부분 중요 결정사항 논의사항은 회의록, MOM 등을 통해 메일로 공유되고 있습니다. 그러니 업무 파악을 위해 조금 힘들더라도 처음부터 끝까지 꼼꼼히 메일 읽는 습관을 들이시는 걸 추천드립니다. 노하우가 쌓일수록 중요도 록 파악할 수 있게 되고 메일 처리 속도도 금방 빨라질 것입니다. 제 메일을 통해 업무 팔로업(follow up) 노하우는 다음과 같습니다.

글을 읽으시는 분들도 따라 하신다면 자연스럽게 업무의 프로세스를 파악하고 일의 진행상황을 이해할 수 있을 것입니다.

자신의 업무 체계를 세워보자

위의 두 가지 숙제를 마쳤다면 이제 자신의 업무체계를 세워보세요. 자신만의 업무 체계를 만드는 것은 정말 중요한 일 중 하나입니다. 어쩌면 그 사람이 일을 잘하는지 못 하는지 판단은 그 사람의 일을 체계적으로 잘 처리하는지 여부에서 갈릴지도 모릅니다. 사실 실무에 투입되어 일을 배워나가는 과정은 자신의 업무 체계를 만들어 나가는 과정입니다. 그렇다면 어떤 식으로 자신만의 업무 체계를 만들까요? 제가 세워본 업무 체계화의 3가지 방법을 따라 해 보세요.

업무 폴더를 구조화하는 것은 이후 자신이 업무를 수행함에 있어 관련 자료를 빠르게 찾을 수 있게 해 줍니다. 이는 업무 효율을 높여주고 언제든 참고자료가 되어줄 것입니다. 업무 폴더 정리에 대한 노하우는 이후 포스팅에서 더 깊게 다뤄보겠습니다. 업무 폴더가 구조화되었다면 관련 업무에 필요한 데이터베이스를 만드는 것이 수반되어야 합니다. 예를 들어 정기적으로 진행되는 업무 보고가 파워포인트로 진행된다면 관련 양식을 만들고 이메일 샘플을 만들어 수신처를 지정해 둔다면 업무 생산성이 늘어나게 될 것입니다. 이처럼 업무에 필요하다고 생각되는 자료, 참고사이트, 연락처 등을 자신만의 데이터베이스로 구축해 보세요. 마지막으로 일정관리를 해 보세요. 엑셀이나 다이어리를 통해 꼼꼼히 한 일들을 기록하고 예쁘게 만들 필요 없이 간단히 애플리케이션에 처리해야 하는 중요 업무들을 기입해 두세요. Google Calendar, PlanBe 등 훌륭한 일정관리 애플리케이션이 많이 있으니 본인이 편한 환경을 선택하세요. 업무 일정관리를 통해 자연스럽게 자신의 업무체계가 자연스럽게 형성될 것입니다.

직장생활은 참 복잡합니다

참 복잡한 인간관계와 이해관계가 얽혀있는 곳이 회사입니다. 처음에는 실수도 많이 하게 되고 가끔은 많이 서러운 날도 있을 것입니다. 하지만 5년 10년 일한 선배 직장인들도 역시 힘들어하는 일입니다. 직장은 돈을 버는 곳일 뿐 의연하시고 자신의 중심을 세우고 담담하고 현명하게 버텨나가다 보면 분명 행복한 회사생활을 하실 수 있을 것이라고 생각합니다. 마지막으로 떨림과 설렘으로 사회에 첫발을 내딛을 여러분에게 조금이나마 힘이 될 수 있기를 바랍니다.

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